Intranet Design ist langweilig? – Nicht mit diesen 6 Prinzipien

Kennst du das? Du kommst morgens zur Arbeit. Die erste Amtshandlung ist der Gang zur Kaffeemaschine. Du ziehst dir einen doppelten Espresso und nimmst einen Esslöffel aus der Schublade. Du türmst die maximale Anzahl von Zuckerkristallen auf den Löffel und versenkst ihn in dem schwarzen Sud. Du setzt dich vor deinen Rechner, schaltest ihn an, navigierst mit deiner Maus zum Browser und tippst die URL zu deinem Intranet ein.

Und dann….

öffnet sich das TOR ZUR HÖLLE.

Es ist furchtbar. Du kannst gar nicht hinschauen. Hässlich wie die Nacht, gruseliger als ein Anglerfisch aus der Tiefsee. Ein Intranet Design das definitiv keinen Spaß macht.

Und du bist damit nicht allein. 59% aller Menschen, die ein Intranet und ähnliche Zusammenarbeitswerkzeuge nutzen, sind unglücklich damit. (siehe http://www.scalus.com/blog/2016/04/11/collaboration-tools/)

Ansprüche der Generation Y

Gerade die Generation, die jetzt die Arbeitsmärkte erobert, ist mit dem Internet aufgewachsen. Sie nutzen lieber Messenger als E-Mail zur Kommunikation. Sie bevorzugen Online-Meetings anstelle von realen Meetings. Sie sind ständig online, komplett vernetzt. Sie sind deutlich designaffiner als ihre “Vorgänger”. Und nicht nur das.

Sie erwarten flexible, schnelle Arbeitswerkzeuge, die sich ihren Bedürfnissen anpassen, die sie überall nutzen können und mit denen sie sich schnell zurecht finden.

Hierzu bedarf es einer gut durchdachten Nutzerführung. Die ist gelinde gesagt in vielen Intranets eine Katastrophe.

Aber ich würde jetzt nicht darüber schreiben, wenn es hier keine Abhilfe gäbe 😉

Ich habe für dich daher 6 unverzichtbare Designprinzipien zusammengestellt, die die Basis einer optimalen Nutzerführung bilden. Sie sind universell. Du kannst sie auf alles anwenden. Egal ob du gerade ein Produkt entwickelst, eine Software programmierst oder ein Intranet Design konzipierst. Wenn du die 6 Designprinzipien berücksichtigst, wirst du es schaffen, dass dein Intranet Spaß macht.

1

Stelle den Nutzer in den Mittelpunkt

Echt jetzt? Hätte ich jetzt gar nicht erwartet 😛

Ernsthaft. Das Problem mit Intranet Design im allgemeinen ist, das es auf den ersten Blick vielleicht schön ist. Aber “Schönheit” ist subjektiv. Und sie hat aus sich heraus keinerlei Mehrwert.

Niemand braucht schönes Intranet Design

Es bringt dem Nutzer nichts. In meiner eigenen Entwicklung als Designer hatte ich viele dieser Momente. Ich hab wahnsinnig viel Zeit und Energie in die Erstellung eines Designs investiert. Und ich war echt zufrieden damit. Ich fand es schön. Wenn ich Glück hatte, war mein Chef ebenso meiner Meinung. Aber ganz ehrlich, wem nützt das, außer meinem Designer-Ego.

“Design is for the user. Neither for yourself as a designer nor for your boss.” – Paul Bennett

Mein Fokus beim Designprozess MUSS beim User liegen und zwar von Anfang an. Er soll das Intranet am Ende ja auch benutzen. Das Intranet Design muss ihn unterstützen, ihn führen und begeistern. Im Idealfall sogar (im positiven Sinne) überraschen. Das sorgt für Emotionen. Und mit Emotionen verbundene Prozesse prägen sich deutlich schneller und intensiver beim Nutzer ein. Das hilft enorm beim Zurechtfinden in solch komplexen Arbeitswerkzeugen wie dem Intranet.

Führung durch Vertrauen

Der Nutzer muss sich fühlen, als wäre da ein Freund, der ihn an die Hand nimmt. Einer der ihn kennt, der weiß, was er sucht und ihn dorthin leitet, wo er hin will. Er muss finden, was er sucht und das schnell. In dieser Sache sind wir Designer so etwas wie Wahrsager. Und im besten Fall sogar Hellseher, deren Prophezeiungen in Erfüllung gehen. Kein leichte Aufgabe – aber machbar, indem ich, bevor ich in den Designprozess eines Intranets gehe, die richtigen Fragen stelle.

Der Nutzer muss sich wahr- und ernstgenommen fühlen. Im Klartext heißt das, das Intranet muss Erwartungen erfüllen und dadurch Vertrauen schaffen.

2

Sei um alles in der Welt konsistent

Wir Menschen lieben Fortschritt. Wir lieben es, neue Dinge auszuprobieren. Wir sind Entdecker, Erfinder, lern- und wissbegierig. Aber wir hassen Veränderungen. Vor allem bei Dingen, die wir gerade lieb gewonnen haben und an die wir uns gewöhnt haben. Wenn diese Dinge sich verändern oder gar ganz verschwinden sind wir geradezu verwirrt und fühlen uns allein gelassen.

Und was hat das jetzt mit einem Intranet zu tun?

Ganz einfach. Alles!

Das Zauberwort heißt: Konsistenz. Und es bezieht sich auf Farbe, Form, Position und Funktion von Elementen. Es fängt bei relativ harmlosen Dingen an. Links sollten stets die gleiche Farbe haben und in der selben Art und Weise auf meine Eingaben reagieren. Die Hauptnavigation sollte auf allen Seiten immer an derselben Stelle stehen. Gleiche Seitentypen sollten auch das gleiche Seitenlayout haben usw. Was im ersten Moment irgendwie logisch klingt, ist bei solch komplexen Themen wie dem Intranet Design gar nicht so einfach zu bewerkstelligen.

Heute so, morgen so

Nicht selten ändern sich Anforderungen im Laufe des Projektes. Module werden geändert. Funktionen werden wieder entfernt, neue kommen hinzu. Das ist eine riesige Herausforderung für uns Designer. Wir müssen alles im Blick haben und solche Änderungen immer im gesamten Kontext entwickeln. Für mich hat es sich bewährt, im Vorfeld eine Art Framework als Designbasis zu kreieren, welches alle Steuer- und Inhaltselemente (Links, Buttons, Überschriften usw.) beinhaltet. Kommen nun neue Elemente/ Module hinzu, nehme ich dieses (Mini-)Framework zur Hand und kann sicher sein, dass Buttons immer gleich aussehen und alle Elemente die gleichen Abstände zu anderen Elementen haben.

Natürlich gibt es auch eine Vielzahl fertiger Frameworks im Netz, wie zum Beispiel Bootstrap oder Skeleton. Aber nicht selten verursachen diese Seiteneffekte in der Programmierung des Frontends mit SharePoints eigenen CSS-Frameworks.

3

Entferne alles Nutzlose

Ich habe einmal ein Zitat von Antoine de Saint-Exupéry gelesen, was es so ziemlich auf den Punkt bringt:

“Perfection is achived, Not when there is nothing more to add, but when there is nothing left to take away.”

Ziel eines guten Intranets kann nicht sein, möglichst viele Informationen und Funktionen bereitzustellen. Mit jedem Element und jeder Funktionalität erhöhst du auch die Komplexität dieses ohnehin schon komplexen Arbeitswerkzeugs. Und mit steigender Komplexität sinkt automatisch das (positive) Nutzererlebnis.

Es ist zum Beispiel nicht notwendig, von allen Seiten des Intranets alle Funktionen über die Hauptnavigation erreichbar zu machen. Das Stichwort lautet hier “Kontextbasierte Navigation”. Die Reduzierung von Wahlmöglichkeiten kann hier wertvollen Platz einsparen und die Nutzerführung enorm verbessern.

4

Aufmerksamkeit erzeugen = Ablenkung vermeiden

Das mit der Aufmerksamkeit ist so eine Sache. Wir werden tagtäglich mit einer Vielzahl von Informationen wortwörtlich überflutet. Wir können uns gar nicht davor retten. Überall prasseln vermeintlich unheimlich wichtige Informationen auf uns ein. Jede Nachricht, jede Werbebotschaft möchte die wichtigste sein und schreit förmlich nach unserer Aufmerksamkeit. Es ist unheimlich schwer, das wirklich persönlich essenzielle herauszufiltern.

Ziel muss es daher sein, die Anzahl der Ablenkungen zu verringern um den Nutzer in die Lage zu versetzen, die wichtigen Informateionen überhaupt erst einmal wahrzunehmen. Man spricht hier von sogenannten “Focal Points” oder “Single Points of Attention”. Das heißt, ich muss bei der Konzeption einer Seite im Intranet entscheiden, welches ist das wichtigste Element und sicherstellen, dass es so klar wie nur möglich für den Anwender in Erscheinung tritt.

Auch die Gestaltung dieser Elemente an sich muss immer hinterfragt werden. Form follows function! Gestaltungsaspekte wie Schatten, runde Ecken, Gradienten usw. sollten immer auch eine Funktion haben und den Inhalt unterstützen. Wenn sie das nicht tun, sollte man sie besser weglassen.

5

Minimal ist maximal – Mach es so einfach wie atmen

Je komplexer eine Anwendung ist und je mehr Module/Funktionen bereit gestellt werden, desto mehr neigt man als Designer dazu, alles in so nette kleine Boxen zu verpacken. Das ist zu Weihnachten und Geburtstagen sicher eine gute Idee. Es gibt dem Beschenkten das Gefühl, man hat sich irgendwie Mühe gegeben. Und so eine 3 € Weinflasche aus dem Rewe sieht auch gleich viel eleganter aus. Aber abgesehen von der maßlosen Ressourcenverschwendung ist es überhaupt nicht notwendig. Die Verpackung wird aufgerissen und landet im Müll.

Inhalte brauchen Platz

Das Problem im Intranet ist, hier kann man die “Verpackung” nicht entfernen. Man muss sie zwangsläufig ertragen. Und viel schlimmer noch, sie lenkt, wie schon oben erwähnt, von der eigentlichen Funktion oder Information ab.

Die eigentlich bezweckte Abgrenzung verkehrt sich quasi ins Gegenteil, da mit jedem zusätzlichen Strich und mit jeder zusätzlichen Box die Lesbarkeit sinkt.

Das Zauberwort heißt also auch beim Intranet Design Weißraum. Man kann ihn ebenso als Abgrenzung nutzen und dem eigentlichen Inhalt mehr Präsenz verleihen.

2-farbig ist das neue Bunt

Neben dem “unboxing” kann auch das Farbschema in der Regel vereinfacht werden. Weniger (unterschiedliche) Farbe erhöht die Möglichkeit, den Fokus des Anwenders gezielt zu lenken.

60% des Farbschemas sollte die Hauptfarbe sein, 30 % die zweite Farbe und 10% die Akzentfarbe. Die Hauptfarbe wird in der Regel für Hintergründe genutzt und definiert dadurch auch die Helligkeit der Anwendung. Die Zweitfarbe sollte für Hervorhebungen bestimmter Module und Funktionen genutzt werden und ist meistens eine Abstufung der Primärfarbe. Als Akzentfarbe sollte eine Kontrastfarbe zu den ersten beiden gewählt werden. Sie wird für Links, Buttons und andere Call-to-Actions verwendet, um sofort die Aufmerksamkeit des Nutzers auf sich ziehen.

6

Stelle Fragen! (Das wichtigste aller Designprinzipien)

Und frag nochmal nach. Am besten zweimal.

Aus einem einfachen Grund: Niemand weiß besser, was er braucht, als der Endanwender.

Nicht der Kunde (Auftraggeber), nicht der Projektleiter, nicht der IT-Chef und schon gar nicht wir Designer. Und manchmal weiß es sogar nicht mal der Anwender.

Kleiner Tipp am Rande: So einfach steigerst du die Akzeptanz für dein Intranet.

Designer sind eben doch keine Hellseher

Das heißt, ich muss Fragen stellen, um das Nützliche vom Nutzlosen zu unterscheiden.

Und nützlich ist vor allem das, was dem Anwender hilft, seine Arbeit in einer möglichst effektiven Art und Weise zu erledigen. Und das kann ich nur herausfinden, indem ich ihn frage.

Tue ich das nicht, führt das unweigerlich dazu, dass ich wahrscheinlich mit meinen Annahmen falsch liege und dem Anwender eine Vielzahl von Informationen und Funktionen zur Verfügung stelle, die er sich gar nicht wünscht.

Hab ich schon erwähnt, dass ich Fragen stellen muss? 😉

Und nun?

Fazit

Kaum eine Anwendung ist so komplex wie ein Intranet. Die Herausforderung bei der Gestaltung eines Intranets liegt daher vor allem in der Reduzierung dieser Komplexität. Das ist keine Aufgabe, die über Nacht gelöst werden kann. Idealerweise begleitet der Designprozess die Entwicklung eines Intranets von Anfang bis Ende, denn es ist immer auch ein Lernprozess. Nicht alles kann und wird von vornherein klar sein. Aber unter Berücksichtigung der genannten universellen Designprinzipien wird das Intranet Design zu einer Anwendung führen, die dem Nutzer wirklich hilft, mit den Herausforderungen seines Arbeitsalltages umzugehen.

Wie sieht es bei dir aus? Mit welchen Herausforderungen siehst du dich in deinem Intranet konfrontiert? Hast du Ideen, wie es verbessert werden kann? Oder fallen dir noch weitere Prinzipien ein, denen ein gelungenes Intranet Design folgen sollte?

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…dann lass uns gerne über dein Intranet sprechen. Gemeinsam mit Dir und Deinen Nutzern finden wir genau die Designprinzipien heraus, die es für Euer Intranet braucht. Denn eines verspreche ich dir: Intranet macht Spaß!

+49 30 399 784 0

Ronny Enzenberg, itacs GmbH
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