Intranet Akzeptanz steigern mit einer einfachen Methode

Die Arbeit mit deinem Intranet macht keinen Spaß mehr? Die Intranet Akzeptanz in deinem Unternehmen ist gering? Du weißt gar nicht an welcher Stelle du anfangen sollst?

Fangen wir mal ganz von vorne an. Versetzen wir uns zurück in die Zeiten wo meterdicke Pflichtenhefte deinen Schreibtisch fast zum Einsturz gebracht haben. Der Haufen an Anforderungen für komplexes Intranet Design hat nicht nur Projektleiter sondern auch Designer und ihre Entwicklerkollegen überfordert. Doch inzwischen haben sich agile Methoden etabliert und große Projekte werden in viele kleine Aufgaben heruntergebrochen. Diese sind einfacher zu begreifen und führen schneller zu einer nutzbaren Lösung. Genau dieses Prinzip ist die Grundlage der Design Studio Methode. Sie wird dir helfen deine Kollegen und Mitarbeiter zu gewinnen und die Intranet Akzeptanz zu erhöhen.

Wenn du wissen möchtest, wie du in weniger als 2 Stunden eine richtig gute Lösung für ein komplexes Designproblem findest, bist du hier genau richtig. Außerdem möchte ihr dir zeigen, dass dich deine Kollegen dabei unterstützen können. Dabei ist es völlig egal ob es sich um Entwickler, Consultants oder Projektmanager handelt.

Klingt das für dich lediglich nach einem lustigen Nachmittag mit Pizza und kühlen Getränken? Dann möchte ich dir vorab zwei weitere riesengroße Vorteile der Design Studio Methode darlegen:

  1. Die Vielfalt der Ergebnisse erhöht sich exponentiell, indem du Kollegen und Kunden mit anderen Sichtweisen auf das Problem ins Boot holst. Die Chance, den perfekten Lösungsansatz dabei zu haben ist groß!
  2. Die Akzeptanz aller Beteiligten gegenüber der Lösung ist riesig, denn sie haben selbst dabei mitgewirkt.

Am besten rufst du schon mal beim Pizzaboten deines Vertrauens an und stellst die Getränke kalt, denn ich möchte dir nun in 5 Schritten erklären, wie du die Design Studio Methode bei dir im Team anwenden kannst. Der Konzeptionsaufwand für dein Problem wird sich nicht TROTZ sondern WEGEN der Beteiligung deiner Kollegen verringern. Die optimale Teilnehmerzahl liegt irgendwo zwischen 3 und 5 Teilnehmern. Zu viele solltet ihr allerdings nicht sein, da die Diskussionen zwischen den kreativen Phasen sonst zu lang werden.

 

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Definiere das Problem. Sei so genau wie möglich!

Zu Beginn Eurer Design Studio Session musst du sicher gehen, dass alle Teilnehmer das Problem genau verstanden haben. Dabei ist es hilfreich sehr komplexe Probleme auf kleine Häppchen aufzuteilen. Pro Session solltet ihr Euch nur einem Häppchen widmen. Erkläre den Anwendungsfall so genau es auch geht. Natürlich ist es jedem erlaubt, in dieser Phase Fragen zu stellen. Jedoch solltet ihr hier ausschließlich Verständnisfragen klären und noch nicht in eine Lösungsdebatte verfallen. Sonst ist die Pizza schon kalt bevor ihr angefangen habt.

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Stilles Skizzieren

Haben alle verstanden, welches Problem gelöst werden soll? Dann kann es ja losgehen!

Nehmt Euch maximal 10 Minuten Zeit und skizziert in diesem Zeitraum so viele verschiedene Lösungsansätze wie möglich. Ganz wichtig: hierbei geht es keinesfalls um den nächsten Schönheitspreis sondern ganz klar um Quantität. Je weniger zeitlichen und ästhetischen Aufwand du in deine Skizze steckst, umso leichter fällt es dir später, Teile davon zu verwerfen und gegen bessere Ideen auszutauschen.

Alter Falter: nimm ein DIN A4-Blatt und falte es in 6 Teile. So hast du eine gute Vorlage für deine  Skizzen. Dies ist ein guter Richtwert für die Anzahl an Entwürfen, die du in der ersten Phase erreichen kannst.

So viele Entwürfe in sooooo kurzer Zeit??? Ja, genau das ist der Schlüssel für die Vielfalt der Ergebnisse.

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Vorstellung & Feedback

Sind die ersten Skizzen entstanden erhält jeder von Euch 3 Minuten Zeit, seine Ideen vorzustellen. Hier bitte noch NICHT diskutieren. Haben alle Ihre Ideen der Gruppe präsentiert erhält jeder Feedback zu seinen Entwürfen. Nehmt Euch dafür insgesamt 10-15 Minuten Zeit. Bitte achtet darauf hier nur konstruktive Hinweise zu geben. Anstelle “Das finde ich doof.” bitte “Ich könnte mir hier eher dies und das vorstellen” oder “Was hälst du davon…?”. Als Feedbacknehmer solltest du dich nicht für die Kritik rechtfertigen, sondern lediglich alle hilfreichen Hinweise notieren. Denn denkt immer daran: Mehr Diskussion – weniger Pizza.

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Verfeinern & Remixen

Nun hast du die Möglichkeit das wertvolle Feedback deiner Kollegen zu verwerten. Innerhalb von 5 Minuten erstellt jeder Teilnehmer einen Entwurf in dem er alle gesammelten Informationen vereint. Dabei ist es sogar erwünscht die Ideen anderer Teilnehmer einzubauen. Hier darf nach Belieben verworfen und erneuert werden. Erstellt den für Euch besten Entwurf!

Auch hier gibt es im Anschluss wieder 3 Minuten Präsentationszeit pro Person.

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Der finale Entwurf – Zusammenführen der Ideen

Da kreative Tätigkeiten viel Energie erfordern, könnt ihr Euch vor diesem Schritt eine 5-minütige Pause gönnen.

Ist eigentlich noch Pizza da?

Nachdem jeder seinen überarbeiteten Entwurf vorgestellt hat geht es darum einen finalen Entwurf zu kreieren. Das Ziel ist es, die besten Ansätze in einer Skizze festzuhalten. Da dieser Prozess erfahrungsgemäß mit einer Diskussion einhergeht nehmt Euch für die finale Skizze bis zu 30 Minuten Zeit.

Herzlichen Glückwunsch!

Ihr habt einen Entwurf geschaffen, mit dem es direkt in den nächsten Sprint gehen kann. Durch die unterschiedlichsten Blickwinkel habt ihr verschiedene Nutzererfahrungen in den Entwurf eingebracht. Und das beste daran ist, dass ihr automatisch von allen Beteiligten die Akzeptanz zur Lösung gewonnen habt. Unendliche Feedbackschleifen gehören damit der Vergangenheit an.

Auch Du stehst vor einem komplizierten Designproblem und suchst dringend eine Lösung dafür?

Hier findest du die Infografik zum Ablauf und den Vorteilen einer Design Studio Session

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Gerne unterstützen wir für dich und dein Team mit der Umsetzung einer Design Studio Session. Melde dich…die Pizza geht auf uns.

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Martin Popp, itacs GmbH
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