Modernes Intranet – Wie du dein Intranet fit machst für die Zukunft

Intranet

Seitdem sich Unternehmen mit dem Thema Intranet auseinandersetzen, erlebt dieser Begriff ein ständiges Hoch und Tief. Von „unser Intranet ist nutzlos“ bis hin zu „unser Intranet soll das Herz unserer Digitalisierungsstrategie sein“. Die Geschichten, die wir bei itacs regelmäßig erleben, haben ganz unterschiedliche Ausprägungen. Dabei spielen nicht nur die neuen technologischen Möglichkeiten rund um Office 365, Azure oder anderen Cloud-Diensten eine tragende Rolle, sondern auch und das immer mehr, die individuellen Bedürfnisse der Mitarbeiter. Paart man diese Bedürfnisse mit Themen wie Machine Learning, künstliche Intelligenz oder Bots, dann hat das Intranet eine wunderbare Chance für den Nutzer eine tragende Rolle in seiner modernen Arbeitswelt zu werden. Dieser Artikel soll klären, was ein modernes Intranet ist und wie es deinen Mitarbeitern die Arbeit erleichtern kann.

Ein Blick in die Vergangenheit

Eigentlich ist es noch gar nicht so lange her. In einer Zeit, in der das größte Bestreben war, die Fachabteilungen zu verstehen. Denn diese kannten ja die Anwender bestens und haben dementsprechend ein sehr konkretes Bild davon, was diese benötigen . Kennt ihr die Intranets, deren Navigation die komplette Organisationsstruktur eines Unternehmens abbilden oder voll mit Funktionen sind, die eigentlich nur die Wünsche der Fachabteilungen spiegelten? Große Bilder und ein ausgeklügeltes Design, weil das der Marketing-Abteilung wichtig war. Aktuelle Stellenausschreibungen von Personal. Oder Störungsmeldungen der IT, die unbedingt auch präsent auf die Startseite mussten. Das ganze gepaart mit News, Mitarbeiterinfos, einem Kantinenplan und so weiter. Rund um die Lösung gab es zahlreiche Konzepte und eine ausgeklügelte Projektmethode, um dann irgendwann ein Going Live als Big Bang veranstalten zu können. Fragt man einen unserer Projektleiter, würde er so oder so ähnlich ein Intranet-Projekt aus dieser vergangenen Zeit beschreiben. Sie waren nicht schlecht, teilweise sogar sehr erfolgreich, nur haben sie oft eine ganz wesentliche Sache vergessen: Den Nutzer.

Intranet, wie es früher war

Intranet, wie es früher war

Und heute?

Mittlerweile wissen wir, dass all diese Konzepte einen großen Haken haben: Sie schaffen Lösungen vorbei am Mitarbeiter. Meine Lieblingsfrage in Gesprächen zu den Anforderungen für ein modernes Intranet lautet: „Wie habt ihr die Nutzer gefragt?“. Und hierbei geht es nicht um eine Umfrage, ein Interview oder sondergleichen. Es geht vielmehr um echte Empathie. Hast Du Dir schon Mal die Mühe gemacht, den Nutzer wirklich ernsthaft verstehen zu wollen, ohne jegliche Annahmen oder Vorurteile? Zu erfahren, wie genau er wertschöpfend arbeitet? Zu erfahren, was ihn an seiner Arbeit begeistert oder hindert? Zu erfahren, welche Art von Werkzeugen er liebt? Und welche nicht?

Kennst Du auf diese Fragen eine Antwort, dann bist Du gut gerüstet für das erfolgreiche Intranet. Ein modernes Intranet, das einen echten Mehrwert liefert. Denn diese setzen den Mitarbeiter in den Mittelpunkt. Sie kennen seine Bedürfnisse und individuellen Arbeitsweisen und bieten das, was ihm den Arbeitsalltag maßgeblich erleichtert.

Moderne Intranet sind schlank und fokussiert, wie bei dem Intranet von Flixbus.

Moderne Intranet sind schlank und fokussiert, wie bei dem Intranet von Flixbus.

 

Systematische Müllabfuhr

Vor einigen Jahren habe ich von einer meiner geschätzten Coaches den Begriff „systematische Müllabfuhr“ kennengelernt, was so viel bedeutet, wie „schaffe Dinge ab, die Dir heute keinen Nutzen mehr bringen“. Diese Dinge waren zu ihrer Zeit absolut passend nur sind sie heute nicht mehr gut geeignet. So zum Beispiel die Konzepte, mit denen Intranets heute entstehen. Gute Konzepte zeichneten sich damals durch eine hohe Detailtiefe aus, mit dem Ziel, dass der Kunde / der Stakeholder möglichst gut gespiegelt bekommt, was am Ende entstehen wird. Außerdem enthielten diese Konzepte weitere technische Details, die es dem Entwickler leicht machen sollten, die Inhalte des Konzepts in eine passende technische Lösung zu überführen. Heute wissen wir, dass diese Ansätze in der dynamischen und schnellen Geschäftswelt nur noch wenig tauglich sind, denn sie sind erstens schnell überholt und veraltet und zweitens lassen sie eines außeracht: die Bedürfnisse der Nutzer.

Zuviele Konzepte und doch keinen Plan.

Zuviele Konzepte und doch keinen Plan.

 

IT-getriebene Projekte mit einem zentralen Konzeptansatz gehören der Vergangenheit an. Nachhaltig relevante Werkzeuge erfordern ein Umdenken in der Projektmethodik und im Vorgehen zur Umsetzung. Gute Begleiter hierbei sind agile Methoden. Sie helfen dabei, die Mehrwerte von Anforderungen in den Vordergrund zu stellen, diese zu priorisieren und in kurzen Zyklen in konkrete auslieferbare Ergebnisse zu transformieren. Die Mitarbeiter erhalten schnell ein Ergebnis und können hierzu Feedback geben, das direkt in die Weiterentwicklung einfließt. Intranet-Projekte fühlen sich heute leichtgewichtig an, sind klar und fokussiert und leicht veränderbar. Eine Methode, mit der wir bei itacs gelernt haben gut und nachhaltig erfolgreich zu arbeiten liefert Scrum.

Wenn mich unsere Kunden danach fragen, was der Mehrwert von Scrum sei, dann ist meine erste Antwort: Wir alle sparen uns unwahrscheinlich viel Zeit und Energie, weil wir fokussiert arbeiten und die Dinge nur dann besprechen, wenn sie an der Reihe sind. Nummer zwei ist: Der Nutzer bekommt exakt das, was er möchte und das mit dem höchsten Mehrwert zuerst.

Mit Epics und User Stories fokussiert die Dinge richtig erledigen.

Mit Epics und User Stories fokussiert die Dinge richtig erledigen.

Kontext bieten

Vor einiger Zeit saß ich im Rahmen eines internen Barcamps bei itacs in einer Session, die sich mit der Bedeutung des Kontextes im Rahmen von Datenvisualisierungen im Big Data-Umfeld auseinandersetzte. Ich war von der Session fasziniert, da es so viele Parallelen zu erfolgreichen Intranets gibt. In einem professionellen Arbeitsumfeld wechselt der Mensch oft zwischen seinem Arbeitskontext: In Projekten, in Abteilungen oder in persönlichen Interessen. Ein modernes Intranet unterstützt nicht nur den gelungenen Wechsel des Kontextes (zum Beispiel indem ich einfach aus einem Projektumfeld in ein Social Enterprise wechseln kann), es schafft zudem eine sinnvolle Verbindung dieser unterschiedlichen Systeme. Ein gutes Beispiel für einen schlechten Kontext sind für mich zentrale Suchen: Sie führen dazu, dass die Treffermenge potentiell immer größer wird, denn die dahinter liegenden Daten wachsen stündlich. Gute Suchlösungen berücksichtigen meiner Meinung nach immer den Arbeitskontext des Nutzers. Befinde ich mich beispielswiese in einem Newsportal, werden mir in den Suchergebnissen erst einmal Nachrichten angeboten und dann kann ich den Scope sukzessive erweitern. Dieses Prinzip führt dazu, dass die Treffermenge erst einmal klein ist und die Wahrscheinlichkeit, einen Treffer schnell zu finden steigt, denn ich bleibe in meinem Arbeitskontext.

Kulturwandel begleiten

Ein modernes Intranet lebt von der Mitwirkung. Je mehr Menschen Inhalte beisteuern, umso mehr Mitarbeiter werden es nutzen, dort Inhalte zu suchen und sich untereinander zu vernetzen. Wird es als reines Werkzeug der Abteilungen eingesetzt, ist die Wahrscheinlichkeit groß, dass es keine sonderlich hohe Akzeptanz für dein Intranet bei den Nutzern generiert. Vielmehr ist das Intranet eine Chance, einen erforderlichen Kulturwandel zu begleiten oder sogar zu initiieren. Frage die Menschen im Unternehmen, höre ihnen zu und gib ihnen Möglichkeiten Ideen und Feedback einzubringen oder Inhalte zu teilen. Mache Kommunikation transparent und hilf den Mitarbeitern dabei, sich zu vernetzen. So entsteht nicht nur eine neue Form im Selbstverständnis einer modernen Zusammenarbeit, es erhöht auch die Attraktivität des Unternehmens. Das Intranet unterstützt dabei mehrere Nutzergenerationen und unterschiedliches Nutzungsverhalten.

Kultur ist immer stärker als jede Strategie.

Kultur ist immer stärker als jede Strategie.

Fokussiert und sinnhaft

Ein modernes Intranet zeichnen sich heute damit aus, dass sie den Fokus auf das Wesentliche setzen. Es ist schlank und sinnhaft. Statt eines Feature-Feuerwerks liefern es wenige Funktionen, die einen sehr hohen Mehrwert für die Nutzer bieten. Oder besser gesagt: 6 Gläser Konfitüre sind besser als 24. Von einer solchen Studie habe ich vor Kurzem in einem Podcast gehört – es ging eigentlich um Ernährung – in der das Konsumentenverhalten bei hoher Variation der Angebote untersucht wurde. Und das lag bei den 6 Gläsern deutlich über dem mit 24, weil die Konsumenten sich von dem Überangebot einfach überfordert fühlten. Hierfür gibt es sicher viele gute andere Studien und Beispiele. Auch wir wissen aus unserer Erfahrung heraus, dass für ein modernes Intranet das alt bekannte Prinzip „weniger ist mehr“ am Ende erfolgreicher ist, als das benannte Feuerwerk. Das gilt auch für das Thema Personalisierung. Diese sollte dort eingesetzt werden, wo es Sinn ergibt und nicht als Selbstzweck dienen. Das Intranet muss mir als Anwender dabei helfen, zu entscheiden, was für mich wichtig ist aber nicht um jeden Preis. Am Ende hilft mir eher die Klarheit der Funktion als viele Schaltflächen und Einstellungsmöglichkeiten.

6 Marmeladengläser sind besser als 24.

6 Marmeladengläser sind besser als 24.

Ein modernes Intranet als Co-Autor

Das Potential für ein erfolgreiches und modernes Intranet ist heute größer als je zu vor. Durch eine höhere Beteiligung der Nutzer oder Technologien wie Machine Learning kann man heute Intranets dazu bringen, einer Person genau die Inhalte zu liefern, die sie oder er benötigt. Früher waren Abteilungen wie Unternehmenskommunikation oder Marketing für die Inhalte verantwortlich, heute leben diese Portale von den Beiträgen der Mitarbeiter. Es geht also mehr darum, eine Grundlage für eine sinnvolle Vernetzung zu schaffen und die Beteiligung von Mitarbeitern möglichst hindernisarm zu gestalten. Und hierbei geht es nicht um die klassische Unternehmensnachricht, sondern mehr um Informationen, die aus sinnvollen Vernetzungen heraus entstehen. Eine wertvolle Information ist dabei nicht unbedingt der Inhalt selbst, sondern auch die Bewertung oder Kommentierung eines Kollegen, der mit mir in Verbindung steht.

Die große Chance neuer Technologien

Wir wissen heute, dass ein erfolgreiches Intranet in erster Linie nicht von der Technik abhängt, denn diese ist heute so ausgereift wie noch nie zuvor. Aber sie liefert auch komplett neue Perspektiven, die vor einiger Zeit kaum denkbar waren. Künstliche Intelligenz, Machine Learning oder Bots sind Themen, die auch ein Intranet beflügeln können. Stell dir vor, du stellst Deinen Urlaubsantrag mithilfe eines Chat Bots oder ein Dienst verschlagwortet deine Bilder oder erzeugt aus deinem Text eine Zusammenfassung. All das sind Themen, die nicht mehr weit weg sind, sondern durch Plattformen wie Azure oder Office 365 schon sehr nah. Bei itacs haben wir bereits in einigen Projekten mit KI-Diensten und Bots gearbeitet. Und unsere Kunden sind immer wieder davon begeistert, was die Plattformen heute ermöglichen. Meine Meinung ist, dass besonders durch diese Technologien das Intranet der Zukunft mehr zum digitalen Assistenten wird, der Arbeit erleichtert und Spaß macht.

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Fabian Moritz, itacs GmbH
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